Du recrutement à la formation en passant par les services support comme les demandes d'absences, la digitalisation de la fonction RH s'accélère dans toutes les entreprises et collectivités publiques, quelle que soit leur taille… Bonne nouvelle, cette accélération va de pair avec l'accélération du développement des compétences des collaborateurs. Zoom sur la façon dont la digitalisation de la fonction RH a littéralement transformé les métiers et services RH.
Services RH : des missions en pleine mutation
Traditionnellement, les missions des ressources humaines peuvent se diviser en quatre types d'actions différentes :
- Les actions stratégiques : l'anticipation des mouvements d'effectifs afin de faire évoluer le personnel, de recruter de nouveaux salariés ou encore de mettre en place des actions de formation ;
- Les actions opérationnelles : l'organisation globale de l'entreprise avec la gestion des collaborateurs (plan de développement des compétences, entretiens, mobilité interne, etc.) ;
- Les actions humaines : l'instauration du dialogue et la mise en place d'échanges avec le personnel afin d'instaurer un climat de confiance ;
- Les actions fonctionnelles : l'administration du personnel, et notamment des contrats de travail, des bulletins de paie, des arrêts maladie, etc.
Mais en parallèle de ces missions traditionnelles, sont venues se greffer, avec la transformation numérique, d'autres missions plus spécifiques, notamment axées sur la formation - et sur le développement des compétences au service du développement de l’entreprise et de sa croissance... C'est la raison pour laquelle la digitalisation de la fonction RH doit impérativement s'appuyer sur une solution SIRH (Système d'Information Ressources Humaines). Elle est notamment utilisée dans la gestion administrative du personnel, dans le recrutement et dans le suivi des formations.
L'essor des nouvelles technologies a considérablement métamorphosé le métier de RH. Ainsi, les missions se veulent désormais plus stratégiques, avec une recherche constante de valeur ajoutée. L'heure n'est plus aux tâches chronophages, mais résolument aux actions simplifiées ! En complément, l'enjeu du bien-être au travail et l'essor du travail collaboratif poussent sans cesse les RH à évoluer en même temps que les technologies à leur disposition.
La GPEC : une méthode indispensable pour la gestion RH
Face à l'évolution des métiers RH, la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) représente une méthode quasiment incontournable pour mettre en adéquation les emplois, les effectifs et les compétences des employés avec les objectifs stratégiques de l'entreprise. Tout l'objectif consiste à déterminer les évolutions des missions, des emplois et des compétences et de les anticiper afin de mieux prévoir les mouvements d'effectifs et les besoins de l'entreprise.
Si la GPEC occupe une place aujourd'hui si importante, c'est parce qu'elle permet littéralement d'anticiper et de planifier les actions à mener par les RH pour pérenniser l'activité de l'entreprise. Cette démarche proactive de gestion des ressources humaines se base sur le management des recrutements et des compétences pour prévoir à moyen terme les besoins de l'entreprise. La digitalisation RH s’appuie donc énormément sur les logiciels afin de mieux gérer les entretiens, les demandes de formation et la création du plan de développement des compétences qui en découlent.
Les outils numériques au service des RH pour l'engagement collaborateur
Dans les services RH plus que dans n'importe quel autre service d'une entreprise, la dimension collaborative joue un rôle fondamental. À tel point que les services RH sont aujourd'hui considérés comme de véritables accélérateurs de l'engagement collaborateur dans le projet d'entreprise. Mais pour que cette accélération soit la plus positive possible, encore faut-il que la DRH mette à disposition de son service les outils numériques adéquats. Nous parlons par exemple ici des intranets collaboratifs qui, en plus d'améliorer l'engagement collaborateur, permettent aussi d'améliorer la productivité, de favoriser une meilleure communication entre les différents services, d'accéder à un système de stockage de documents puissant ou encore de d'intégrer des outils externes. Il y a donc de nombreux outils numériques à adopter dont certains en lien avec la formation pourront également faire des miracles sur l'engagement des collaborateurs. Les outils de e-learning, de gamification et jeux de simulation ou encore de social learning auront un effet on ne peut plus bénéfique sur les employés et leur rapport à l'entreprise.
Les outils au service des collaborateurs pour faciliter leur quotidien
La digitalisation RH a également permis aux DRH de réfléchir aux manières dont elles peuvent faciliter leur vie professionnelle ainsi que celle des employés. Et, bonne nouvelle, de nombreuses solutions sont à leur service ! Pour faciliter l'onboarding, par exemple, les outils numériques sont nombreux :
- L'assistant virtuel : intégré à une plateforme de chat, l'assistant virtuel accompagne les nouvelles recrues tout au long de leur processus d'onboarding.
- Le logiciel d'onboarding : spécialement conçu pour les nouveaux arrivants dans une entreprise, le logiciel d'onboarding permet à l'entreprise de créer un parcours personnalisé et amusant, avec de nombreux contenus pédagogiques.
- Le chatbot : intégré à un intranet, par exemple, un chatbot permettra de désengorger les services RH pour les questions les plus fréquemment posées par les nouvelles recrues.
En parallèle, d'autres solutions pourront permettre de faciliter la vie des collaborateurs au quotidien. C'est par exemple le cas des chatbots dédiés aux RH, mais aussi des processus internes, des Questions/Réponses...
Pour les nouvelles recrues comme pour l'ensemble des collaborateurs, le chatbot représente un outil plébiscité par les DRH puisqu'il pourra permettre de diffuser de nombreuses informations relatives :
- aux congés annuels et RTT,
- aux fiches de paie,
- au télétravail,
- aux notes de frais,
- aux avantages sociaux,
- aux diverses procédures RH,
- aux droits en matière de mutuelles,
- aux droits à la formation,
- aux entretiens annuels,
- etc.
Toutes ces questions ont tendance à régulièrement engorger les services des ressources humaines, d'où l'intérêt d'intégrer un chatbot pour proposer aux employés des réponses claires et précises, sans intervention humaine.
Des enjeux RH de plus en plus tournés sur l'extérieur
Tous ces enjeux RH s'ouvrent de plus en plus sur tous les partenaires, consultants, freelances... et autres acteurs externes à l'entreprise, qui sont de plus en plus nombreux à y être intégrés. Le lien entre l'entreprise et ces partenaires externes est également un gage d'implication et de résultats, d'où l'importance de faciliter la communication entre tous les services.
Bonne nouvelle, les outils d'externalisation RH sont nombreux à permettre une gestion facilitée entre collaborateurs internes et externes à l'entreprise. Le recours à un logiciel SIRH deviendra souvent incontournable pour gérer plusieurs missions à la fois à partir d'une seule et même application.
Le SIRH (Système Information Ressources Humaines) permet :
- d'automatiser les tâches chronophages et répétitives ;
- d'intégrer les mentions légales et de les mettre régulièrement à jour ;
- de communiquer plus facilement entre les collaborateurs et les différents services internes et externes ;
- de partager les informations entre les collaborateurs et les différents services internes et externes ;
- de centraliser les données des collaborateurs internes et externes et de faciliter leur suivi RH ;
- etc.
L'association de la digitalisation de la fonction RH et de la transformation numérique a permis de faire des nouveaux services RH de véritables accélérateurs de compétences. Mais cet atout n'en sera véritablement un que si les services des ressources humaines adoptent les outils nécessaires à leur transformation. Pour faciliter la vie des collaborateurs, ouvrir sa communication sur l'extérieur, favoriser un onboarding de qualité et gérer les ressources humaines de manière efficace, les services RH n'ont d'autre choix que d'adopter en masse les outils à leur disposition.